Dokumenty a história
Dokument zachytáva výsledok práce. História ukazuje, čo sa s majetkom a spoločenstvom v čase skutočne dialo.
Patrimon uchováva dokumenty v súvislostiach. Zmluva zostáva pri právnom vzťahu, uznesenie pri rozhodnutí, podklady pri lesnej práci a finančný výstup pri príslušnej ekonomickej udalosti. Dokumenty a história preto nemajú vlastný umelý workflow. Sú priečnou vrstvou všetkých ostatných agend a vznikajú ako prirodzený výsledok práce. História spája vlastnícke zmeny, právne vzťahy, stav a práce na majetku, rozhodnutia, povinnosti a ekonomické výsledky. Nejde iba o archív súborov: zachováva, čo platilo, akú hodnotu alebo význam to malo a ku ktorému času sa údaj alebo rozhodnutie viazalo. Po uzavretí roka môže vzniknúť stabilný ročný obraz spoločenstva, ktorý dá novému vedeniu zrozumiteľný pohľad na jeho stav a vývoj.
*Patrimon aktuálne sprístupňujeme postupne. Zanechajte nám kontakt a ozveme sa vám s možnosťami zapojenia.
Dokumenty zostávajú spoločenstvu.
dokumenty · šablóny · udalosti · rozhodnutia · kontinuita
Dokument zostáva pri agende, ktorej sa týka
Pri otvorení konkrétnej agendy preto vidíte aj dokumentáciu, ktorá k nej patrí. Zároveň zostáva k dispozícii spoločný pohľad na dokumenty spoločenstva s vyhľadávaním a filtrovaním podľa ich súvislostí.
Šablóny využívajú údaje, ktoré už Patrimon pozná
Z pripravených šablón tak môžu vznikať pozvánky, plné moci, hlasovacie dokumenty, uznesenia, zápisnice, protokoly, oznámenia alebo listy. Rovnaký princíp možno využiť aj pri hromadných personalizovaných výstupoch.
História ukazuje, čo sa skutočne dialo
Každá udalosť zostáva prepojená s pôvodnou agendou. Aj po rokoch tak možno zistiť, čo sa stalo, kedy, na základe čoho a čo s tým súviselo.
Každý rok zostane ako obraz spoločenstva
Jednotlivé roky tak možno spätne čítať a porovnávať. Nový predseda alebo výbor nepreberá iba množstvo priečinkov a súborov, ale zrozumiteľnú históriu toho, ako sa spoločenstvo vyvíjalo, rozhodovalo a hospodárilo.
Z dnešnej práce vzniká história spoločenstva
Dokumenty a história nevytvárajú ďalšiu samostatnú agendu ani vlastný proces. Dokument zostáva pri zmluve, zasadnutí, vlastníkovi, majetku, lesnej práci alebo inej veci, ktorej sa týka. Nasledujúce pohľady ukazujú, ako z každodennej práce postupne vzniká pamäť spoločenstva.
1
Čo vzniklo?
Dokument, rozhodnutie alebo výsledok
2
Kam patrí?
K pôvodnej agende a konkrétnej veci
3
Čo bolo dôležité?
Významné udalosti počas roka
4
Ako prešiel rok?
Súvislosti naprieč celým spoločenstvom
5
Ako dopadol?
Stabilný obraz uzavretého roka
História nevzniká prepisovaním
Patrimon čerpá významné udalosti z vlastníctva, majetku, lesa, zmlúv, zasadnutí, povinností a financií. Nevytvára druhú kópiu týchto agend. História zostáva prepojená s pôvodnými záznamami, takže sa možno z udalosti vrátiť k tomu, čo sa skutočne stalo. Po uzavretí roka zostane zachovaný jeho súhrnný obraz. Neskoršie zmeny aktuálnych údajov ho spätne neprepíšu; prípadná neskoršia oprava zostáva dohľadateľná.
Zaznamenať → prepojiť → uchovať
Dokument zostáva v kontexte
Viete, ku ktorej veci patrí.
História má súvislosti
Viete, čo sa stalo aj prečo.
Každý rok zostane čitateľný
Nové vedenie nepreberá iba priečinky.
Čo vám Patrimon prináša?
Výber kľúčových funkcií a možností.
✔ Centrálne vyhľadávanie
✔ Filtrovanie dokumentov
✔ Väzba na zdroj
✔ Verzie a pôvod
✔ Personalizované výstupy
✔ Hromadné dokumenty
✔ VZ dokumenty
✔ Oznámenia a listy
✔ Zmeny vlastníctva
✔ Lesné hospodárenie
✔ Povinnosti a financie
✔ Deep-link na pôvod
✔ Majetok a les
✔ Zmluvy a rozhodnutia
✔ Plán vs. skutočnosť
✔ Manažérske zhrnutie
To, čo dnes vytvoríte, zostane použiteľné aj o roky.
Patrimon ako elektronická urbárna kniha spoločenstva spája dokumenty s ich významom a z jednotlivých udalostí a rokov postupne skladá pamäť spoločenstva. Rozhodnutia, hospodárenie a dokumentácia tak nezostávajú iba v počítači človeka, ktorý ich vytvoril.
