Povinnosti a úlohy

Pri individuálnych aj hromadných zásielkach zostáva evidované, čo sa odosielalo, komu, akým spôsobom a s akým výsledkom. Zásielka je pritom naviazaná na dokument a pôvodnú agendu, z ktorej potreba doručenia vznikla.

Patrimon môže sledovať stav prípravy, odoslania, doručenia, vrátenia alebo potreby ďalšieho riešenia podľa použitého spôsobu doručovania a dostupných integrácií. Vrátená alebo nedoručená zásielka preto nezmizne medzi vybavenými vecami.

Doručovanie tak tvorí spoločnú vrstvu pre rôzne agendy – od pozvánok na valné zhromaždenie po listy členom alebo úradom. Po uzavretí zostáva pri pôvodnej veci dohľadateľné, čo bolo odoslané a ako doručenie dopadlo.

Termín nie je iba dátum uložený pri zázname. Patrimon rozlišuje, čo je ešte v termíne, čo sa už blíži a čo bolo zmeškané, aby bolo na prvý pohľad zrejmé, ktorým veciam treba venovať pozornosť ako prvým.

Povinnosti a úlohy sa tak môžu premietať aj do spoločného Prehľadu Patrimonu. Predseda po otvorení systému vidí, čo ho čaká v najbližšom období, čo už vyžaduje jeho zásah a z ktorej agendy daná vec pôvodne vznikla.

Po otvorení upozornenia sa neprechádza do ďalšieho samostatného zoznamu, ale priamo ku konkrétnej povinnosti, úlohe, zmluve, uzneseniu alebo inému zdroju, ktorý treba riešiť. Potrebný kontext tak zostáva dostupný priamo pri danej veci.

Patrimon eviduje zákonné a oznamovacie povinnosti spoločenstva spolu s právnym základom, lehotou, zodpovednosťou a stavom splnenia. Povinnosť tak nie je iba termínom v kalendári, ale konkrétnou vecou, pri ktorej je zrejmé, prečo vznikla.

Povinnosti môžu vychádzať z udalosti alebo periodicity – napríklad zo skončenia valného zhromaždenia, zmeny údajov alebo pravidelnej zákonnej lehoty. Pri každej zostáva zachovaný jej pôvod a väzba na príslušnú agendu.

Spoločenstvo tak získava spoločný prehľad toho, čo musí splniť, čo sa blíži a čo už bolo vybavené. Splnenie možno doložiť dokumentom alebo iným dôkazom a uchovať ho spolu s históriou povinnosti.

Úloha môže vzniknúť z uznesenia, zmluvy, lesného zásahu, zákonnej povinnosti alebo ju možno vytvoriť samostatne. Zachová si väzbu na pôvodnú vec, takže pri kontrole vidíte nielen čo treba urobiť, ale aj prečo táto práca vznikla.

Každá úloha má zodpovednú osobu, termín a stav. Predseda alebo členovia orgánov tak vidia otvorené, čakajúce, blížiace sa aj dokončené úlohy bez potreby viesť si paralelné poznámky a pripomienky.

Jedno rozhodnutie alebo povinnosť môže vytvoriť aj viac ďalších krokov. Patrimon pritom odlišuje samotnú povinnosť alebo rozhodnutie od konkrétnej práce, ktorá je potrebná na ich splnenie.