PATRIMON LPS
elektronická urbárna kniha pre správu spoločného majetku pozemkových spoločenstiev
Ste predsedom urbáru? Nemusíte na všetko zostať sám.
Na predsedovi pozemkového spoločenstva sa stretáva všetko. Vlastníci, majetok, hospodárenie, dokumenty, rozhodnutia, termíny aj otázky, na ktoré ostatní očakávajú odpoveď. Mnohé z týchto povinností sa pritom riešia popri zamestnaní a osobnom živote.
Patrimon vzniká preto, aby predseda nemusel všetky informácie držať v hlave, hľadať ich v rôznych evidenciách a spoliehať sa iba na vlastnú pamäť. Pomáha vytvárať poriadok, prehľad a kontinuitu správy spoločného majetku.
Všetky informácie. Jedno miesto.
Vlastníci · Majetok · Rozhodnutia · Hospodárenie
Každodenná realita predsedu
Jedna funkcia. Mnoho zodpovedností.
Predseda nemá byť jediným miestom, kde sa stretávajú všetky informácie. Jeden deň riešite vlastnícke podiely a otázky podielnikov, na druhý deň zmluvu o ťažbe, faktúru od dodávateľa či podklady pre účtovníka. Medzitým telefonuje odborný lesný hospodár, blíži sa zasadnutie výboru, treba pripraviť valné zhromaždenie a niekto žiada vysvetlenie rozhodnutia spred niekoľkých rokov. Každá požiadavka znamená ďalšie hľadanie dokumentov, overovanie údajov, telefonáty a rozhodovanie. Často pritom nejde o nedostatok informácií, ale o to, že sú roztrúsené v tabuľkách, e-mailoch, šanónoch a pamäti jednotlivých ľudí. A keď odpoveď nikto nevie nájsť, napokon sa všetci obrátia na predsedu. Funkcia predsedu má byť o zodpovednom vedení spoločenstva, nie o neustálom dohľadávaní informácií.
Ľudia
Vlastníci, podielnici, výbor, dozorná rada, odborný lesný hospodár, účtovník a úrady. Každý potrebuje iné informácie a súčinnosť.
Agenda
Zmluvy, zápisnice, hospodárenie, lesné práce, platby, termíny a zákonné povinnosti. Každá oblasť má vlastné dokumenty a súvislosti.
Zodpovednosť
Rozhodnutia musia byť pripravené, zdokumentované a obhájiteľné. Zodpovednosť predsedu nekončí odložením dokumentu do šanóna.
Poznáte tieto situácie?
Problémy, ktoré pozná nejeden predseda.
Osobitnou kapitolou je komunikácia s vlastníkmi. Niektorí potrebujú iba jednoduchú informáciu, iní žiadajú podrobné vysvetlenia, historické podklady, výpisy z evidencie či preverenie rozhodnutí prijatých pred mnohými rokmi. Opakované požiadavky a rozdielne pohľady na hospodárenie môžu prerásť do sporov, ktoré si vyžadujú dôsledné dokladovanie postupov a v krajnom prípade končia až na súde.
To, čo sa na prvý pohľad javí ako jednoduchá administratívna úloha, tak môže znamenať hodiny dohľadávania, overovania a vysvetľovania. A čím dlhšie spoločenstvo funguje, tým viac dokumentov, rozhodnutí a vzájomných súvislostí pribúda. Poznáte niektorú z nasledujúcich situácií aj zo svojho urbáru?
Kde je ten dokument?
Zmluva, uznesenie či príloha existuje, ale nájsť správnu verziu trvá dlhšie, než by malo.
Kto má vlastne aký podiel?
Vlastnícke zmeny, podiely a aktualizácie evidencie komplikujú prípravu rozhodnutí.
Na čo sme zabudli?
Platnosť zmlúv, termíny, povinnosti a úlohy sa strácajú medzi každodennými starosťami.
Ako hospodárime?
Účtovníctvo existuje, ale priebežný obraz o príjmoch, výdavkoch a záväzkoch nemusí byť poruke.
Čo sa deje v našom lese?
Plány hospodárenia, lesné práce, ťažba a dokumentácia nie sú vždy na jednom mieste.
Čo sme vlastne schválili?
Zápisnice, hlasovania a následné úlohy sa časom oddeľujú od rozhodnutí, z ktorých vznikli.
Prečo všetci volajú mne?
Informácie sú roztrúsené a predseda sa stáva jediným človekom, ktorý vie vysvetliť súvislosti.
Čo odovzdám nástupcovi?
Roky práce, skúseností a kontaktov zostávajú naviazané na konkrétneho človeka.
Od evidencie k riadeniu
Nestačí mať údaje. Potrebujete poznať súvislosti.
Skutočný prehľad vzniká až vtedy, keď možno jednotlivé údaje spojiť do zrozumiteľného celku. Keď je možné dohľadať nielen samotnú zmluvu, ale aj rozhodnutie, na základe ktorého vznikla, majetok, ktorého sa týka, a súvisiace povinnosti. Keď možno spätne vysvetliť postup spoločenstva, pripraviť podklady pre kontrolu alebo odpovedať na otázky vlastníkov bez zdĺhavého prehľadávania archívov. Práve v tom spočíva rozdiel medzi obyčajným ukladaním informácií a ich skutočným využívaním pri správe spoločného majetku.
Dnes sú informácie rozdelené.
Pri zmene vedenia sa tak strácajú nielen informácie, ale najmä súvislosti, ktoré vysvetľujú, prečo sa spoločenstvo rozhodovalo určitým spôsobom.
Patrimon ich pomáha prepájať.
Cieľom je, aby sa predseda vedel rýchlejšie zorientovať, pripraviť podklady a odovzdať agendu ďalšiemu vedeniu bez zbytočného začínania odznova.
Čo sa zmení pri každodennej práci?
Menej hľadania. Viac priestoru na rozhodovanie.
Patrimon vytvára priestor, v ktorom možno jednotlivé oblasti správy postupne prepájať do jedného prehľadného celku. Cieľom nie je meniť spôsob fungovania spoločenstva zo dňa na deň, ale zjednodušovať opakujúce sa činnosti, zlepšovať dostupnosť informácií a zachovávať výsledky vykonanej práce. Aby mal predseda viac času na vedenie spoločenstva a menej starostí s jeho administratívou.
Vlastníci a podiely
Nahrajte LV z katastra vždy, keď potrebujete. Patrimon spracuje údaje a preverí zmeny vlastníkov aj podielov. Bez ďalšieho poplatku za každé nahratie.
Majetok spoločenstva
Pozerajte sa na majetok cez evidenciu alebo mapu. Kliknutím na parcelu či porast otvoríte súvisiace údaje, dokumenty a záznamy o tom, čo sa tam deje.
Lesné hospodárstvo
Porasty, drevo a vykonané práce v súvislostiach s údajmi z ISLHP. Podklady pre spoluprácu s OLH aj kontrolu hospodárenia máte na jednom mieste.
Zmluvy a právne vzťahy
Od schválenia a podpisu po plnenie záväzkov a skončenie zmluvy. Patrimon pripomína termíny, aby zostal čas pripraviť ďalší postup.
Orgány a rozhodnutia
Od programu, návrhov uznesení a pozvánok cez vedenie zhromaždenia až po vygenerovanie zápisnice a uznesení. Z prijatých uznesení vzniknú úlohy.
Zodpovednosť zostáva.
Chaotická administratívna záťaž nemusí.
Patrimon predsedu nenahrádza. Pomáha mu lepšie vykonávať jeho funkciu.
Dobrá správa spoločného majetku nemá závisieť od toho, koľko informácií si jeden človek dokáže zapamätať.
Ako môžete začať?
Patrimon následne môžete využívať v celom rozsahu podľa aktuálnych potrieb spoločenstva. Ak dnes určitú agendu nevediete alebo ju nepotrebujete, neznamená to žiadne obmedzenie do budúcnosti. Keď vznikne nová zmluva, pribudne povinnosť alebo sa zmení spôsob hospodárenia, jednoducho začnete využívať aj príslušnú časť systému. Bez opätovného zavádzania a bez začínania odznova.
1
Sprístupníme vaše údaje
Z dostupných verejných registrov pripravíme základnú evidenciu spoločenstva, vlastníkov a majetku.
2
Overíte a doplníte evidenciu
Údaje skontrolujete a podľa potreby doplníme vaše existujúce evidencie, napríklad z Excelu.
3
Patrimon všetko pripraví
Systém vytvorí potrebné väzby a výpočty. Osobitosti hlasovania nastavíme podľa pravidiel spoločenstva.
4
Pomôžeme vám začať
Patrimon môžete hneď používať. S otázkami, technickou pomocou a podporou vám pomôžeme cez HelpDesk.
5
Pokračujete ďalej
Využívate všetky potrebné agendy a ďalšie zapájate podľa vývoja a potrieb vášho spoločenstva.
Na správu spoločného majetku nemusíte byť sami.
Vaše skúsenosti. Vaše rozhodnutia. Lepšie nástroje na každodennú prácu.
Vedenie pozemkového spoločenstva prináša zodpovednosť, ktorú žiadny informačný systém nemôže prevziať. Môže však výrazne uľahčiť prácu s údajmi, dokumentmi, povinnosťami a rozhodnutiami. Patrimon vzniká preto, aby ste mali potrebné informácie prehľadne usporiadané a mohli sa viac venovať tomu, čo je pre vaše spoločenstvo skutočne dôležité.
Nemusíte začínať odznova. Nadviažeme na údaje z verejných registrov aj na evidencie, ktoré už používate. Vaša doterajšia práca tak zostáva základom, na ktorom môžete ďalej stavať.
Funkcie sa menia. Vaša práca má pokračovanie.
S Patrimonom odovzdáte ďalšiemu vedeniu prehľad o vlastníkoch, majetku, rozhodnutiach aj rozpracovaných povinnostiach.
Aby vaši nástupcovia mohli nadviazať na to, čo ste vybudovali.
Spoznajte Patrimon a všetky jeho možnosti.
Zistite, ako funguje elektronická urbárna kniha, čo všetko dokáže a ako pomáha pri správe vlastníkov, majetku, dokumentov a hospodárenia vášho spoločenstva.
Zjednodušte správu svojho spoločenstva.
Zanechajte nám kontakt a prejavte záujem o Patrimon. Informujeme vás o jeho spustení, možnostiach prechodu a uvádzacom programe pre prvých 100 platiacich spoločenstiev.
Objavte Patrimon z iného pohľadu.
Spoznajte ďalšie možnosti Patrimonu, jeho poslanie, príležitosti na spoluprácu a odpovede na otázky, ktoré sprevádzajú správu spoločného majetku.
